物业管理公司文书管理制度

物业管理公司文书管理制度

第一章总则

第一条为确保文书事务顺利进行，促进与提高组织管理作的效率，特制定本制度

第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表、参考书等一切业务用书与公文。

第三条1.文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责；

2.分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则作出规定。

第二章文书的收发

第四条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置：

1.一般文书予以启封，分送各部门；

2.私人文书不必开启，直接送收信人；

3分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部

第三章文书的处理

第五条文书按机密程度可分为以下几类1绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书

2.机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

3.秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。

4.普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论

传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书第六条普通文书的处理原则如下：

1.由部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理；

2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理；

3.各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能处置。

第七条机密文书的处理原则如下：

1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理2指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄；

3到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代文件所指名者，不受本条规定的约束。

第八条文书的阅览原则如下

1.某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管；

2有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按

“传阅登记簿”规定栏填写，并最终交还文书主管。第九条与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。

第四章请示审批

第十条凡公司经营重要事项，都必须经请示并获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后，方能实行。

第十一条须请示审批事项如下：

1.职务及重要人事安排；2各种制度性规定的变更；

3.重要契约的缔结、解除与变更；

4.诉讼行为

5.与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等

6.土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；

7大额馈赠、谢礼，以及宣传广告费用的开支

8.分支机构的增减与升降；

9预算与决算等事宜；

10借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更；

11.重要高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售；

12.定期或不定期刊物的发刊、修改与废除，以及费用开支的修订；

13.有关公司经营的重要计划与企划；

14.其他上述未涉及的重要事项第十二条请示审批者为分公司经理以及以此为标准确定的主管。

第十三条请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。

第十四条请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门，如业务部门出版部门、总务部门和财务部门等第十五条请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者、所属分支机构及部门，并签名盖章。

第十六条请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回，并请示部门予以执行。

第十七条请示提案原本归总务部保管。

第五章文书的制作

第十八条文书制作要领如下

1.文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范；

2起草文书的理由包括起因，以及中间交涉过程，加以证明的必须作出交代，必要时附上相关资料与文件；

3必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名

4.对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件修改后必须署名

第十九条文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存

第二十条重要文书，必须经过公证，并且在正式文书形成前，掌握并附上具有价值的证据或证明文件。

第二十一条文书的署名按下列规定进行1公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书，或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职务2对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。

第二十二条文书的益章按下列要点进行1在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章

2如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章替代。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章；

3以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。

第二十三条总裁与公司印章按下列原则使用：

1.在有必要加盖总裁或公司印章时，必须填写委托申请书经所属部门主管认可并且加盖印章之后，向总务部门提出。

2.总务部主管经审核，签名盖章，批准申请。如有必要则需请示加盖总裁或公司印章。

3在需要总裁签字的情况下，手续同前。

4.经总务部批准后，去印章保管员处加盖公司印章。

5.一些带有公司字样或总裁职务字样的印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖

第六章文书的发送

第二十四条一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还须给文秘室以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。

1文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名，并且注明“快递”、“郎寄”、“面呈”或“转交”等字样；

2.公司内部文书原则上不作封缄。

第二十五条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上登记、填写。

第七章文书的整理与保存

第二十六条

全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记归档保存。

第二十七条分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另一类是一般的文书，留存各部门保管。

第二十八条文书的保存年限如下

1.永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议事记录重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关糸文书类；重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书2保存十年文书，包括请求审批提案文书；人事任命文书奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表；永久保存以外的重要文书；

3.保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书

4.保存一年文书，指无关紫要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。第二十九条全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或锁的文件柜中。

第三十条保存期满以及没要继续保存的，经主管决定，填废除理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。

第三十一条如果职务或部门划分发生变更，或者作出调整，则必须在有关登记簿上注明变理与调整的理由，以及变更与调整后的结果。

第三十二条必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。