物业管理公司文书收发作业规范

物业管理公司文书收发作业规范

第一章文书的收发

第一条本公司所有外来文书，都由总务部文秘室统第二条文秘室按下列规定处理所到达的文书：

1.把公司文书与私人文书区分开来；

2由文秘室直接开启送达的公司文书，并在文书的空白处加盖收发印章，注明收发日期；

3对于送达各部门且不开启也能估计事项并不重要的文书，以及绝密文书、亲启文书，只要在封面上加盖文秘室收发印章、注明收发日期即可。

第三条凡符合下列规定的文书，都必须作好登记1.在一般文书或送交部门的普通文书中，如果判定或者未开启也能判断是重要的文书或者夹有重要物品的文书2专人传递送达的文书；

3标有“绝密”类或亲启字样的文书。

第四条文秘室必须优先处理电报、特快专递类文书，不得拖延。

第五条凡下班后，或规定工作时间以外，或节假公休日到达的文书，一律由值班人员接收，于此后第一个工作日早晨移交文秘窒。

第六条文书的分发按下列要点进行1.写给各部门的文书，经登记后直接分给各部门；

2重要文书、专递文书或者夹有重要物品的文书，直接送交文书接受人，在接受人不在的情况下，嘱托科室主管转交，领取文书者必须在登记簿上签名盖章

3.文书中一切夹带或附有的物品，必须原样送到当事人手中；

4私人信件直接分送本人（在特殊情况下也可由代理者领取）；在必要情况下，让领取者在登记簿上签名盖章。第七条各部门在接到文书时，在必要情况下，给文秘室一个回复，表示那些需要回复的文书已经收到第八条分送给各部门的文书，如果出现差错，直接退回文秘室，再由文秘室处理

第九条收到电报后，在“文书登记簿”上作好登记；接到电话后填写“电话记录传票”，但普通的电话不必记录。

第二章文书的寄发

第十条文书的邮寄、送发统一由总务部文秘室负责。

第十一条寄发公司外的一般文书，各部门、科室及有关人员封缄之后，直接送交文秘室统一寄发。

第十二条文秘室汇集所有待发文书，做好文书发送登记。待发文书必须在一定时间内发送出去。特快专递以及电报等文书，必须即时发出

十三条凡机密或亲启文书，文秘室必须加盖“绝密”、

“密”、“亲启”等字样印章后发送，并给发文部门、科室或发文者以必要的回复。

第十四条其他重要文书或快递文书，必须加盖“专递”、面呈”、“快递”等字样印章，并给发文者必要的回复。

第十五条邮费与电报费用由文秘室统一开支。

第十六条文秘室按月决算全部邮费与电报费用开支。