物业管理公司文件处理的标准管理

物业管理公司文件处理的标准管理

第一条此处所指的文件，包括各种规定、来往信件、信件调查书、报告、契约、凭证类文件、决议，参考文件、账簿、统计表及其传票等一切业务用文件。

第二条公司的文件处理，必须收、发的分清责任所在。第三条账簿从其封闭之日、其他文件从组卷时算起，保存期限分为如下五种；

1永久保存的；

2保存10年的；3.保存5年的；4.保存3年的；5.保存1年的。

第四条文件的保管期限依照以下标准制定。

1永久保存的文件

（1）公司法规及公司代表大会文件；（2）董事会及其他重要会议的文件；

（3）有关经营方针及事业规划；

（4）预、决算材料；

（5）各项规章的制定及修改和废止情况；

（6）发至公司总部乘务员机构的指示及命令；

（7）重要的权利、财产的得失保全及其变更的情况；

（8）重要契约、合同的缔结、解除及其变更；

）有关公司职员的升降、赏罚及授予的重要内容；

（10）向官方提请的文件及官方批复文件中的重要部分；

（11）重要的诉讼文件；

（12）重要的统计及调查；

（13）除上述内容之外被认为重要的文件。

2需要保存10年的文件

（1）上述各种文件中不需要永久保存的；

（2）与永久保存文件有关的手续、通牒、照会及报告等；

（3）事业规划及经营方针的实施细则

（4）预算的统一制定及实施细则

（5）权利和财产的得失、保全及其变更；目

（6）诉讼及登记；

（7）与各规定相关的指示事项；

（8）职员的升降、赏罚；

9）有关职员的卫生保健和福利设施；

（10）递交官方的文件及官方下达的命令；

（11）有关调查的内容；

（12）业务上的差错及事故；

（13）现金出纳簿、核对过的账目及各种会计票据；

（14）除以上内容之外，不属于永久保存的具有重要意义的文件。

3.需保存5年的文件

（1）以上两项所列各业务中产生的报告、调查及参考资料；

（2）各种简便账目

（3）参照前记各项相关的文件。

4.需保存3年的文件

（1）与经营无关的一般往来文书，但过于简单的除外；

（2）比较一般的通知书、报告书、调查书及参考文件，特别简单的除外；

（3）比照其他各项相关文件。

5需保存1年的文件

（1）简单的来往文件

（2）特别简单的通知、报告、调查及参考文件；

（3）仅供一时之用的账簿和用途单一的文件。

第五条办结完毕的文件需进行适当的整理装订，此项工使3发室进行。会计文件依会计年度进行整理装订，然后分。若没有逐年或逐会计年度整理必要之文件，可另选适宜的时间段装订

第六条整理过的文件，应在附页上注明文件号码、名称保管期限、单位名称及起止年月日，并将其记人同样内容的文件清单，分门别类地保管。

第七条各科需要保存的文件向收发室移交时，依照另行定执行，移交时间一般定在账目封存和其他文件归类完成时第八条需要查阅已归档的文件时，需要履行有关手续。查阅时不得将需查阅的文件从装订的文件集合中取下。第九条文件在保管期限中，如果失去了最初认定的保管意义，可通过有关部门合议，缩短保管期限。如需审阅，需经适当的责任认可方可查阅。

第十条当机构取消或合并、分设时，应及时进行文件的移交，明确其保管单位。

第十一条重要文件应选择安全的场所保管，如遇紧急情况，需要提前转移文件时，须持特别许可证方可办理。

第十二条1.已过保管期限的文件，可考虑销毁。2，销毁原则上采用焚烧，一般性的资料可采取卖掉的方式。3.销毁归档文件，需履行必要的手续。