采购控制程序

采购控制程序

（一）目的

通过本程序的制定和实施，确保公司采购的物品和服务满足规定的要求。

（二）适用范围

适用于公司提供服务所需物品和服务的采购。

（三）职责

（1）行政部负责物品的采购。

（2）各职能部门负责相关服务项目的采购。

（四）程序1物品的采购

（1）对服务质量有影响的物品的采购一般在合格供方处进行，如有急需，经总经理审批后，也可在其他供应商处，对实物质量进行验证后购买。对其他不影响质量控制的日杂或办公用品则可由需求部门指定，购买信誉好的品牌或厂家的产品，而对供应商的选择不作限定。

（2）各部门需要物品时，均须填写“请购单”，说明物品的名称、型号、规格、数量、用途（必要时注明要求）及所需时间等，经部门负责人确认，报总经理审批后实施采购。根据服务、维修需要，仓库需配备一定数额的常备物品，如灯具、开关、阀类等。

（3）总务主管将采购物品的时间、供应商、价格等登记在“请购单”相应栏目内，购回的物品交仓管员办理入库手续并作验

2.服务项目的外

（1）根据公司的人力物力条件，对清洁、绿化、环保、设备设施维护、餐饮文娛、通讯等服务项目，采取分包形式，由专业公司的专业人员负责实施。相关部门提出需求计划，填写外包服务计划报总经理审批。

（2）相关部门根据审批后的“外包服务计划单”，从《合格供方名录》中选出能提供该项目服务的供方。

（3）由相关部门负责人与供方签订承判合同或协议，并制定相应的制度、质量标准及考核标准，报由总经理审批，同意后方可按合同履行。

（4）相关部门负责人应落实质量标准，定期检查供方履行合同的情况，服务质量达标情况，形成文字报告，作为公司支付供方酬金的依据。同时，每季末进行统计分析，作为季度考评和季度验证检查的依据。

3.供方的控制

（1）每季末由相关部门对供方进行业绩评议，并填写“供方季度检查表”，内容包括

①一季度供应物资或提供服务的质量状况；

②各部门对相关供方工作的检查和评定记录（注：提供一次性服务的供方无须进行该项检查）。

（2）凡在评议中不能按规定要求提供物资或服务的供方，经总经理批准后，按以下方式处理：

①取消其供方资格；

②向供方发出“供方质量问题反馈表”，要求其限期作出整改，对未能在限期内改进的，终止承包合同，取消其供方资格；

③必要时，公司派出具有内审员资格的人员对合格供方的质量保证方式进行现场审核，不符合要求时，可建议总经理取消其合格供方资格。

（3）各相关部门负责建立合格供方档案，供方档案主要包括以下内容：

①供方提供初审时的资料；

②供方的产品介绍或说明/供方季度统计检查记录；

③供方提供的其他资料。