服务内容

服务内容

依据x?物业现时的工程进度及运作安排，本公司建议首先向物业提供管理顾问服务，待大楼竣工后再提供管理运作服物业管理顾问服务

物业管理顾问服务的项目包括：

（1）开发设计建设期间的管理顾问服务

①提供大楼图纸专业意见

②提供大楼设施专业意见；

③提供大楼建材专业意见；

④预估大楼管理运作成本；

⑤大楼管理进度检讨；

⑥停车场管理建议

（2）物业竣工验收前的管理顾问服务

①制订租约条款、管理守则和租用户手册；

②员工培训计划；

③财务预算

（3）用户搬运及装修期间的管理顾问服务

①移交大楼单位与用户程序；

②装修工程及物料运送控制程序；

③保安控制；

④搬运控制

⑤安全控制。

（一）开发设计建设期间的管理顾问服务

这项服务将于大楼建筑施工期内提供给业主参照。

1服务的功能

（1）在管理前期能针对性地提出大楼现存且可能影响未来的管理问题，使业主能有时间考虑增减设施

（2）节省日后管理设施修改或增加的费用，并可避免影响物业管理运作。

（3）在租用户入住前可订立管理费及其他费用的分摊原则使日后管理运作能够顺畅。

2.服务内容

1）提供大楼图纸专业意见

就本大楼的设计平面图、立面图、剖面图及基地现况提出与日后管理相关的专业意见及分析。这项工作主要是针对大楼设计在落成后对管理操作的实际运行是否能产生积极作用及其可行性而制订的。本公司将建议业主对部分没缶的增添预留出空间，如中央监控室及相关设施的预定位置、垃圾处理室的适当位置、停车场的设备需求、车辆日常进出运作的安排、电梯系统运作规划、大楼自动化系统及其他各类设施的顶留等

2）提供大楼设施专业意见

就业主预定的各项大楼设施提出对将来管理运作有利的顾问意见，主要从使用者角度出发选择设施种类及配备，并提供是否适合日后使用者需要的意见

大楼设施包括：

①电梯；

③消防设备

③电气设备；

④照明设备；

⑤给排水系统、大楼自动化系统；

③垃圾处理设备、洗窗机设备；

⑦后备发电机设备、大楼广播系统；

⑧停车场管理系统等。

3）提供大楼建材专业意见

就业主选定的建筑材料提出对日后管理工作有影响的专业意见，例如对建材的耐用性、清洁性、质量优劣的鉴别，判断材料能否对使用者达到预期效果，以及对管理者能否妥善处理等加以分析。

4）预估大楼管理运作成本

就业主预定的各项大楼设施及配备，提供初步管理运作收支及人力资源费用预算供业主参考

5）大楼管理进度检讨

本公司将针对建筑期内的不同情况提供意见，内容包括：

（1）分析及评估大楼施工期间的图纸是否配合先前提出的专业意见。

（2）当有重大设计修改时，派专业人员参加会议，与各有关单位配合协调并了解工程进度，以便即时提出专业意见，使日后的管理运作能够控制在一定的程度，省却将来因修改设计而带来的费用及时间耗费。

（3）就各厂商提供的设施及配备向业主提供专业意见，例如该设施日后的保养程序，零件配备是否足够，维修保养服务是否满意，以及该项设计对管理者是否容易处理等，以此作为业主及建筑师的参考。

6）停车场管理建议

依据现在的停车场规划提出管理顾问意见，内容包括

（1）制订停车场整体经营策略，如出租营运的安排及收费标准等。

（2）停车场车辆楼层分配及运作形式，包括月租停车、计时停车及货运车日常运作模式的评估。

（3）就选定的停车场设备从管理者角度出发给出分析及建议，包括人力安排及维修保养服务。

（二）物业竣工验收前的管理顾问服务

1.制订租约条款管理守则和租用户手册就租约条款部分，本公司将提供标准租约样本供业主参考，并通过本公司代理部与物业部的协调，参照业主意见，在条例中制订特定租约条款及细则。

物业的管理守则将作为租约条款的一部分，本公司将依据国外的专业管理规范配合特定环境，制订一套符合标准的管理规章。

除租约条款和管理守则外，本公司将与各承租户制订租用户手册，使租用户在搬入和使用大楼前对管理运作能有充分了解，从而配合好物业管理公司的服务

2.员工培训计划

本公司将物业管理视为一项由人力作主导的服务行业，所以深信在物业管理中担当第一线管理人员的员工必须接受专业的特定训练。这些训练除灌输现代化物业管理知识外，还应包括其他项目，如领导才能或公共关系等课程。培训结束的考察将是理论与实务并重，且配合适当的演习，保证员工能熟悉并实体会突发事故的应变措施及程序。

关于物业管理员工的培训，本公司设有较为健全的训练计划，具体训练课程有：

（1）业主及管理公司简介（包括人事组织及结构）

（2）管理员工职责；

（3）管理员工在物业管理中扮演的角色；

（4）员工守则、行为及纪律；

（5）物业专门名词介绍；

（6）物业保安措施及辅助巡逻设备；

（7）物业设施的定义及应用；

（8）管理服务的目的及重要性

（9）移交及回收物业单位的程序；

（10）防火知识及消防装置；

（11）无线电通话机的使用；

（12）物业管理的基准；

（13）紧急事件处理程序

①水管爆裂；

②火警应变；

③电力故障；

④煤气泄漏

⑤雷电及台风

⑥盗窃或抢劫；

⑦处理租用户投诉；

⑧处理可疑物体及恐吓电话；

⑨偷车；

⑩拾获财物；发现租用户受伤或意外

⑩物业内违例或遗弃车辆；

①急救学常识；

（14）领导才能、组织能力及责任感等。

对于物业维修技工，其训练课程除选择上述部分项目外，还会加插以下课程

（1）机电维护的措施及程序；

（2）物业空调运作流程

（3）维修工具维护及保管；

（4）物业设施的操作流程等

本公司计划在营运前为驻物业现场的管理员工提供上述训练课程，务使各职务人员能在正式投入管理工作前，对专业管理模式及执行方法取得系统的、深人的认识并获得应有的训练机会

3.财务预算

现今的专业化物业管理，除需要专业管理人员及特定的管理系统设备外，对整幢建筑物的财务管理更为重视。精确的事前财务预算及分析能充分保障物业投资者的权益，另一方面，也能确保并增加不动产的价值。物业管理预算应当把握各项物业支出及定期收人，制订出一套完整而合理的预算方案，并预留基金用作长期保养及更新计划，以确保该项物业投资能达致效益极限

本公司将为该物业提供一套依照现今发达国家及地区所采用的先进预算模式拟就的财务预算案。预算案内每一内容及项目均针对该物业所选择的设施和设备作出评估，而该项评估以使物业能达到专业管理服务为目的，所有数据及服务条件都以高品质管理服务为依据。

该项财务预算应包括下列各项支出，以便作为确定日后管理运作费用的基础

（1）管理员工薪金

①薪金及年终奖金

②加班费；

③劳工保险费；

④制服及洗衣费；

⑤员工训练费。

（2）维修及保养费升降机

②排水设备；

③电器装置

④保安系统；

⑤消防设备；

⑥后备发电机设备

⑦给水设备；

⑧楼宇维修；

⑨大楼标志及指示牌

①通讯及广播；

①大楼自动化系统；垃圾处理设备；

①清洗贮水池；

③卫生设备@洗窃机；

①停车场设备等。

（3）公共事业支出费

①电力；

②自来水；

③电话。

（4）杂项支出

①园艺保养

②节日布置；

③大楼清洁；

④行政管理；

⑤会计稽核大楼账目；

⑥大楼保险；

⑦预留修缮基金；⑧管理经理人酬金

（三）用户搬运及装修期间的管理顾问服务从物业落成到用户搬运阶段，大楼内将充斥各方面人士，包括租赁代理、承租户、装修工程承包商、建筑工程人员、维修人员及管理员工等，这必将对大楼整体营运管理、保安、清洁等构成很大影响。本公司将提供系统的用户搬运及装修期间的管理顾问服务

该项服务包含以下内容：

1移交大楼单位与用户程序

包括检查用户的有效租约文件，并由组长级员工向租户履行移交程序并提示应知事项，如大楼内各项设施、装修须知、运送物件安排等。单位内的工程问题亦需要用户于一定时间内告知物业管理公司及时予以修。此外，本公司将负责审阅用户提交的单住装修图纸，并限定用户在审批通过后才准许其承包商开始装修工程，以保障大楼设施及业主权益。

2装修工程及物料运送控制程序

为确保用户的装修工程及材料运送能配合大楼整体营运规划，要求各用户指定的装修承包商应在施工前提供有关资料及费用，以免妨碍大楼的正常运作，确保业主及用户的权益。本公司将要求用户提供以下资料及相关费用

（1）装修楼层/单位的证明；

（2）24小时的联络人、电话、寻呼机、手机号码

（3）承包商综合保险单资料；

（4）公共第三者保险单资料；

（5）估计装修工程天数；

（6）装修物料运送时间表

（7）每日工作人数；

（8）驻场主管联系电话、寻呼机、手机号码

（9）装修期的临时水电供应费用与保证金等

3.保安控制

此期间的保安顾问服务，将包括大楼内全部公共场所、走廊、机被室、空调室及楼梯等处的保安工作。驻大楼管理处将严格执行上级指示的各项保安措施，以确保大楼在此期间的安全运作

4搬运控制

为防止大楼楼板承重超过建筑法规允许的限度，公司应告知各用户有关规定，同时也要求用户提供搬运特别物件或器材的明细计划，以便审核这些行为是否违规。此外，对于搬迁期间的电梯安排及运送方法等，管理处将制订适当程序及运作模式以配合用户的迁人撒运安排。

5.安全控制

本公司特别强调安全第一，无论管理人员、装修承包商还是用户，必须遵守大楼制订的安全守则，以防发生意外。如单位内楼板禁止切割成挖掘，再如用户单位内设施的更改、易燃物体管理及处置等，管理处都将制订专门条规进行监管，以保安全二、物业管理运作服务

本公司可在大楼落成及发给楼宇使用执照后提供实质管理运作服务，服务项目如下：

①大楼保险事宜；

②大楼管理人力资源

③保安服务；

④清洁服务；

⑤维护保养服务；

⑥财务管理；

①租务管理；

⑧停车场管理；

⑨处理租户投诉；园艺保养及节日布置；

①公共关系。

（一）具体服务内容

1.大楼保险事宜

本公司可提供经专业人士认可的物业估值报告，以供确定大楼的保险价值。该项服务将于大楼正式营运前提供业主参

2大楼管理人力资源

（1）配合大楼所需，聘请及培训合适的员工负责日常管理保安及维修等工作，以确保高品质服务素质

（2）制订员工编制表、当班时间表、员工手册及各项运作报告等。

（3）在大楼正式营运前调派机电及管理人员进驻以熟悉各项设施运作，配合日后管理服务。

3.保安服务

（1）聘请合适的员工并辅以专业训练。依本公司以往经验直接聘任保安人员可避免因外包承包商产生的管理问题，如员工流动性、缺乏归属感及对大楼的认知等。

（2）本公司将结合业主代表意见拟定保安人员岗位，设立特定的并适合本物业的保安制度及编制相关巡逻路线图表等。

（3）为确保保安服务能达到预定的效果，本公司将定期会同业主代表举行会议商讨大楼保安问题

（4）在大楼正式营运前，本公司将依据业主的特定要求拟订套符合大楼需要的保安计划供业主审核确认。

4.清沽服务

（1）本公司将制定大楼清洁服务标准，如建材的类别、位置清洁次数及所需员工等。

（2）本公司还将拟定清洁服务条款，以便就所承包的清洁及垃圾清运服务进行招标。本公司凭借以往接管大楼的经验，定能获得具有价格竞争力的清洁服务合约，使业主能以合理费用达致理想成效

（3）本公司将备有适当报表用以监督清洁承包商日常运作如核查清洁员工资历，检验清洁服务品质等。本公司将设有罚则以规范厂商的服务人数及清洁品质，处罚记录将定期审核以确定清洁费用的标准

（4）本公司建议租用户的单位内清洁委任相同的承包商负责，从而减少大楼内保安及管理运作问题。由同一承包商承包大楼清洁服务还可节省大楼营运支出，使公共场所的清洁费用更有竟争力。本公司将协助拟定租用户单位内清洁服务的细则条款以期达到统一标准

5维护保养服务

（1）本公司将全权负责大楼内所有机电设备的运行及保养服务。各驻大楼技工将在高级技师督导下做好各项操作、维护及定期保养工作。

（2）本公司将编制短期及长期修缮计划，建立机电维护钓质量标准，并备有各类保养报表以备检查

（3）选择适合的保养承包商执行定期及大型维修保养计划该项计划将由本公司负责制订工程细则并通过核查，由业主核准后进行。

（4）本公司将在被委任为物业管理代理后，为大楼制订一套5年的长期修缮计划书，并由业主审核后施行

6.财务管理

1）大楼管理预算案

（1）管理预算案主要针对大楼日常运作支出作出评估并制定。经业主核准后，该预算案将作为大楼财务预算管理基准，由业主授权本公司全责处理。

（2）依据预算案，本公司将建议管理处制定空调费及保证金金额。

2）处理支出账目

所有大楼内的管理运作账目将由驻大楼经理审核后交总公司作最后核准，一切支出项目将依据先前通过的大楼管理预算案所制定的预估费用予以核批

3）收支损益表

（1）本公司将每月提交大楼收支损益报告供业主审核，报告内容包括大楼所有支出明细项目及预估支出，并提供管理费收支账目与应收账款相对照，以便业主了解大楼财务状况

（2）大楼收支损益账目将每年由经认可的会计师稽核并存档记录

4）管理账户

（1）本公司将在业主指定的银行开设大楼管理账户，以备业主审核各项开支。

（2）除有支出需要外，所有大楼管理金额将存放于专有账户，管理金额所获得的利息也将归人大楼管理账户。该账产特定专供大楼的管理营运使用。

（3）本公司将每日提供管理账户的银行收支记录及结存供主以审核。

5）代收租金及管理费

（1）本公司将每月代业主发出租金通知单给承租户，所有收到的租金将立即存人业主指定的银行账户，并按时提交有关租金管理的书面报告，同时本公司还将向欠租的租户发出催收通知书，以确保业主能按期收到租金款项。

（2）除发出租金通知单外，本公司还将每月发出管理费通知单给各承租户，并将所有收到的费用存入前述管理除户，并依据预算标准将其用于大楼管理营运。

租务管理

（1）为保障业主权益，本公司在被委任为物业管理经理人后，除前述协助业主制订租约条款及细则外，还将在租用户租约期内向他们提供有关执行租约的服务

（2）在租约有效期内，确保租户遵从租约上所订立的条款，并将进行定期查核查

（3）租户有大租或不履行租的条款的行为时，迅速报告业主以便尽快采取行动，以保障业主权益。

（4）在原租户租的期满前，代表业主与税户洽谈并订立新租约，提供租金水平的市场现值供业主参考核批。

（5）当租户租约期满后，本公司将代表业主收回有关单元并建议进行适当修茸，使之能尽快租出。

8.停车场管理

（1）制订停车场整体经营策略，如出租营运安排及收费标准等

（2）规划停车场的日常管理程序，制订停车场守则及车辆进出动线流程。

9.处理租户投诉

（1）驻大楼管理处将记录所有租用户的建议或投诉，并在最短时间内处理。

（2）本公司物业管理部主管级人员将会同驻物业现场主管定期拜访各承租户，建立友好沟通

（3）将所有租户的建议及投诉记录提供给业主，以备业主核查及检讨。

10.园艺保养及节日布置

（1）安排大楼园艺保养员工及国艺保养承包商处理日常园艺景观的维护工作，并挑选厂商供应适时的盆栽以改善大楼环

（2）在特定节日，如中秋节、春节等期间安排大楼布置，所有计划将在业主核准后方才施行。

11.公共关系

（1）定期与大楼各租户沟通并收集意见，保持双方友好关系，促进大厦管理运作更顺畅。

（2）与区内政府机关及有关团体保持联络，遇有特别事件或状况时能即时发挥作用。

2租户联系及管理报告

（1）大楼管理处将定期发出通告，报道大楼内咨讯及其他事项，并将最新或经修改的管理规章告知租户。

（2）本公司物业管理部主管将定期拜访主要租户，收集有关改善管理运作的意见及建议。

（3）本公司将每月与业主举行例会，检讨及报告管理进度，必要时还可举行特别会议，商讨其他有关管理问题。

（4）本公司将每月提交详尽的管理报告供业主审核，内容将包括大楼人力资源状况、租用户的投诉、租约将要期满的租用户名单、大楼维修事项、管理费用及租金收支表等。

（二）管理运作进程与员工工作细则

就xx物业的规划，本公司建议物业管理组织的运作如下：

1.管理运作进程

1）业主与讀物业管理公司

由业主委任本公司为管理经理人，负责本物业的一切管理事宜，本公司则直接向业主负责并定期或每月提交管理报告和物业财务资料。

2）讀物业管理公司与驻物业现场主管/其他管理人员本公司在被委任为管理经理人后，将委派资深物业经理进駐大厦统筹处理日常管理事宜，其他管理人员也将配合大厦运作需要适当设置。本公司物业管理部专门负责人将会同驻物业现场主管定期与业主沟通及检讨各项管理运作事务。

3）xx物业管理公司与基层管理员工各基层管理员工将依据其资历及经验在物业正式营运前接受调配和训练，该级别的管理员工将着重选择有实践经验的管人员担任，务求能够胜任日常管理事务。本公司将负责督导及培训各管理员工掌握专业管理知识，并将所学理论自觉运用于物业管理实践。

2.管理员工工作细则

物业主管

（1}按其职权所属，严密监管其下辖各员工的日常工作

（2）编制员工轮值表，作出精细安排，需要时调派适量员工当班，避免出现人手不足或冗员过多的情况。

（3）每日至交工作报告给公司物业管理部。

（4）主持每周工作会议，检讨工作表现，并借此沟通各级工作人员。

（5）巡查其职责范围内的运作，以确保完成下列各项工作：

①清洁情况满意；

②保安系统操作正常；

③排水系统正常；

④空调供应正机；

⑤园艺摆设满意；

⑥消防通道无障碍物阻塞；

①后备系统正常。

（7）第一时间处理投诉，直到事件圆满解决为止。

（8）协助安排物业管理部负责人员探访大楼承租户。

（9）遇有事件发生时，第一时间赶赴现场，指挥员工并控制

（10）熟悉所有紧急情况处理步骤，如台风预防措施、防火设施、紧急出口位置等。

2）物业管理员

1）按工作指示驻守岗位或巡视指定的保安路线。

（2）随时保持最佳工作状态，处理意外时必须保持镇定。

（3）绝对服从合理的工作指示。

（4）驻守岗位、巡视或监视指定的物业范围，如发现任何可疑之处，立即按工作指示处理，并通知值勤主管

（5）尽量避免使用武力，有需要时应召唤其他值勤人员支援6）下班时如接班同事因任何理由未能准时到达，不可离开岗位，应通知主管代安排接班。

3）维修保养员

1）按照主管指示执行修缮程序或担任其他应急职务。

2）负责大楼内一切维修工程，经由上级认定要由指定承包商保养的例外。

（3）维修工程进行时，应尽量避免给用户造成不便。

4）工程进行时若涉及停电、停水、停空调，需由上级决定并发出书面通告预先通知用户

（5）每日做好并提交工作记录以及各修缮记录

（6）领取工具时应填写申请表，工具应妥为使用，完工后应立即交回并及时记录。

（7）进行任何工作时，应以保证安全为原则

（8）按时检查应急系统，如抽水机、后备电力系统等。

（4）停车场管理员

（1）控制停车场管理系统及有关设施。

（2）记录日常进出大楼车辆资料，协调货运车辆的货物启装卸工作

（3）上下班时协助疏导通道与车辆流量

（4）停车场内若发生意外，应知悉处理步骤

（5）若发现有可疑人土在停车场内徘徊，应立即呼唤其他管理员工到场协助。

（6）停车场内停放的车辆有警报长鸣时，应立即前往查看，并于事后记录一切，包括误鸣在内

（7）未经主管同意，切勿代客停车。

（8）工作时必须穿戴反光背心制服，以确保安全。

5）清洁员工/承包商

（1）打扫清洁所有公共场所，包括公共走廊、楼梯、电梯、大堂、管理处、洗手间及天台等。

（2）清洗所有公共设施设备及装置，包括电梯、电扶梯、各类管口、木器、金属制品、窗户、玻璃门、灭火器、照明设备、垃圾桶及烟灰缸等。

（3）所有公共地板打蜡

（4）将废弃物收集及妥当处置。

（5）清理和硫通排水系统，以防堵塞。

（6）按照大楼经理/主管/组长的指示执行其他清洁任务或特别服务。

（7）所有在高空外墙工作之清洁员，必须配戴安全防护用具，违者一律给予纪律处分

（8）所有清洁工具、用品均为大楼财物，如有不正当使用者可能被疑为盗窃，外包厂商工具器材例外。