信件收发管理制度

信件收发管理制度

一、用户信箱管理

1用户信箱自行或委托管理处在统一划定的地方设置并办理与邮局的手续。

2信箱编号用户应及时到管理处登记。

3在使用信箱期间，信箱和锁匙由用户自行保管。信箱及其锁匙损坏，用户需及时通知管理处维修更换。（由于用户没有保管好信箱而造成邮件、报刊掉失的，由用户自行负责。）

二、用户办理报刊登记手续

1.用户要求订购报刊时，需到邮电部门办理预订报刊手续。

2用户要求提供收发报刊服务时，要求用户凭《订阅收据》

的复印件到收发室办理登记手续，由收发员在《报刊订阅登记表》中登记报刊名称代号、起止期、份数、楼屋房号、信箱号码、联系电话，并且保留收据复印件，以方便今后查询。

每年十月份，收发员需要在告示牌上写通知，通知用户到邮电部门办理下一年度的报刊预订手续，并且凭《订阅收据》的复印件到收发室办理下一年度的报刊收发登记手续，通知应保留至次年2月份。

三、收发过程

1.投递员每天把邮件、报刊送到本大厦收发台。对于投递员送来的邮政快件、挂号信，汇寄包裹等特殊邮件，收发员需在邮电部门的签收单上签字；对于投递员送来的电报，收发员需要在电报签收单上盖上签收章；对于投递员送来的特快专递，本管理处不负责接收，一概由投递员直接送到用户。

2对于平信和国内报刊的发放，收发员必须根据用户提供的资料，及时准确地发放到用户信箱。

3.对于邮政快件、挂号信、汇票、包裹、电报等特殊郎件，收发员必须把这些邮政的收件日期、邮件号码、邮件性质、发件地点、收件楼屋房号或信箱号码、收件人名称填写到《邮件收发登记表》上，并且把收件楼屋房号或信箱号码、收件人名称写在告示板上，以便通知收件人领取。收件人或代领人需凭本人身份证或有关证明领取，并且在《邮件收发登记表》上签收。由于收发员不负责任，以致这些特殊邮件掉失或给人冒领，造成收件人损失的，收发员应及时向用户道歉，并尽可能协助用户追查所失信件。

4.对于邮政快件、挂号信、包裹、汇票、电报等特殊邮件，可通知投递员，投递员必须在《邮件收发登记表》上签收。对于已迁出本大厦用户的普通信件，可直接退回投递员，由投递员自行处理。

5对于香港报刊，用户在领取的时候，需要在《国外报刊签收本》上签收。