物业管理公司业务资料整理及保管规定

物业管理公司业务资料整理及保管规定

第一章资料的收集与整理

第一条收集资料的方式有四种：（1）购买；（2）交换；（3）制作；（4）捐赠。各种收集得到的资料，都必须标明以何种方式获得。

购买资料委托采购部门进行，全体员工有责任和义务提供资料的信息来源，并结合业务工作寻找有价值的资料。交换资料由所需要的部门出面交涉与谈判，一旦达成交换条件，再由资料收集部门完成资料的交换。制作资料有三种方式：印刷、撰写与记述。当事人或部门主管，应积极主动地制作有价值的资料，送交资料收集部门，并积极争取来自各方面的捐赠资料。

第二条收集资料部门的主管，必须定期制订收集计划，并付之实施。

第三条把收集到的资料，按下列分类进行整理

1.单行本（主要指公开发行的读本）；

2.调查报告（非卖品，如论文、研究报告及意见书）；

3.统计书（民间组织或政府机构的统计年鉴等，包括非卖品）；

4.全集（所有文集、论集与专集）；

5辞典（各种辞书、百科全书、事典等）；

6.报纸；

7杂志；

8古籍（近代以前）；

9.其他（如小册子、目录等）。

第四条为了便于利用所收集到的资料，必须按资料的优劣及有用性分成下列各类

1.精选，表示很有参考价值及利用价值2常用，表示有一定的利用价值，作为普通的资料3劣等，表示资料内容劣等，无多少利用或参考价值。第五条全部资料按图书、报纸杂志及其他类分类进行整理。整理时，填写资料索引卡片，以提高资料利用效率。

第二章资料的分类与保管

第六条各资料在三大分类基础上，进一步细分为经营、企业、经济。重点为经营与企业两种。

第七条进一步再细分为外文资料与汉语资料。

第八条资料分类与书架或书柜分类一致。保管工作按上述分类展开。

1.图书。先区分外文书架与汉语书架，然后，按经营、企业经济与其他目录进行码放或索取。

2杂志与报纸。按名称、日期进行码放

3.其他。按形状、大小与厚薄进行分类码放第九条索引系统按图书目录卡、杂志目录卡、报纸目录卡及其他书类卡分别设立。每张图书索引卡分别填写作者、出版年月、出版社、内容短评，以及标明精选、常用与劣等字样。报纸杂志卡，只需与书架上的名称对应起来，写明报纸、杂志名称，发行单位，编辑机构，发行年月，以及主要栏目与题材。

第十条在有必要的情况下，可制成著作者、撰写者或编写者索引卡。