物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度

第一条管理部门：

1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存副本。如因业务处理需要，原稿需由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门的副本归档。

2各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司处理或事业部经理室统一制订。

第二条文件点收

文件结案移送归档时，根据以下原则点收：

1检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归人；

2文件如经过检查应由管理部门主管签收；

3.文件的收理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门收全；

4.与本案无关的文件或不能随案归档的文件，应立即退回经办部门；

5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归案处理第三条文件整理

点收文件后，应依下列方式整理：

1.中文直写文件从右方装订为原则；

2右方装订文件及其附件均应对准右上角；

3文件如有皱折、破损等情形，应先补整，使其整齐划第四条档案分类：

1.档案分类应视案卷内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分。

2.档案分类应力求切合实用。

3同一“小类”（细类）的案件以装订于一个档夹为原则，如案卷较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档夹装订并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查找

4.每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

5档号的表示方式如下：AJA2-B，B2C，C2D-EE2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。

第五条档案名称及编号：

1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴不能笼统含糊。

2各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示，其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。

3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅

4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩或业务增多时，随时增补之用。

5档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆

第六条档案编号

1新档案，应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号2.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

3档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归人多类者，应先确定其主要类别，再编列档号4.档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

第七条档案整理：

1归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称以便查档

第八条保存期限：文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1永久保存

（1）公司章程

（2）股东名册；

（3）组织规程及办事细则；

（4）董事会及股东会记录

（5）财务报表；

（6）政府机关核准文件；

（7）不动产所有杈及其他债权凭证；

（8）工程设计图；

（9）其他经核定须永久保存的文书。

2.10年保存：

（1）预算、决算书类

（2）会计凭证

（3）事业计划资料；

（4）其他经核定须保存10年的文书。

3.5年保存：

（1）期满或解除之合约；

（2）其他经核定保存5年的文书4.1年保存：结案后无长期保存必要者。

5各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

第九条档卷清理：

1.档案管理人员应随时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。

2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”笫五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。

第十条调卷程序：各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅。

2.档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案并于“调卷单”上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员。“调卷单”要按归还日期先后整理，以备催还。

3.在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。

4.档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。

第十一条调卷管理

调卷单”以一单一案为原则，借阅时间以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

2.调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。

3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。

4.调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。