物业投标书的编制技巧

    物业管理投标是招标活动不可缺少的环节，招标方可以选择合适的合作单位，物业管理企业可以通过平等竞争开拓业务、占领市场。对一个物业管理公司来讲，投标是否能成功，首先决定于企业的品牌、信誉和经营管理水平、技术方面的力量，但是，投标活动的组织管理也是一个不容忽视的重要方面，其中投标书的编制显得尤为重要。  

    1．投标书的展示技术

    (1)投标书的分册。

    物业管理投标书的各分册以分为3一册效果较好。《主标书》体量略大些，将各项主要内容、与众不同的新管理方法和支持性文件明细目录等归为一册，使投标的主要方案得以系统地体现；将各项计划性的日常工作规划、工作流程等内容归为《工作策划和方案》一册，将各类规章制度等展现管理的规范等内容归为《管理运作制度》一册，成为主标书的支持性附件；如有必要可将对物业项目整体的招标系统制作一本物业项目  (ClS手册》，从视觉上展示对物业项目管理的形象。

    (2)分项重点的展示。

    在招标书上虽对各分项目有一些要求，但如果投标书只是顺着各个项目内的要求逐个来叙述，加上其中的方案等内容，体量较大，投标书的可读性不高，易使阅读投标书的评标人员感到疲倦。如果在各分项之前加引言或提要，突出项目的基调，以项目清单形式系列地概括出主要观念及与众不同的新思想来，用引言或短句来强调重点，将会收到良好的效果，既能使阅读者记住这些信息，又能吸引其继续了解其中的详细内容。

    (3)版面的编排。

    投标书整体的可读性，很大程度上取决投标书排版效果。首先考虑的是如何有效地利用空间。开篇处的空白尤为重要，增加这里的空白空间，同时用一个大号字作开头，能收到提高可读性、强调主题的效果。投标书中的页面也不能太拥挤，应留有50％的空白于边缘和内容之间。十几万字的内容如果版面密密麻麻，虽然能排列更多的内容，但阅者在阅读过程中易产生眼睛疲劳，而无法取得预期的效果。句号、逗号和副标题等各种符号是引导阅读者注意力的路标，如果有必要作区别的话，可变化字体和字型。但在整个投标书中字体种类一般只限于2~3种，如果字体种类过于繁杂，会显得杂乱和令人迷惑。在字行间距上也要考虑一些因素，为了阅读时眼睛的舒适，可以适当增加行间距，然而过大的行间距会使人感到内容缺乏联系。如在投标书制作中，字号用细圆小四号、行间距为1~1．5，效果较佳。

    (4)图形、图片的应用。

    在投标书中增加图形、图片、图表是非常必要的，它可在很大程度上加强投标书的可读性和说服力。因为图形、图片、图表是一个直观的表现，表达的是一个完整意思，而文字在某种程序上表达的信息是肢解了的。在投标书中穿插使用图表、图形、图危等形象能够吸引阅读者的视觉兴趣，同时更能让人理解概念，提高投标书的雄辩效果。如对安全、清洁及其他各项工作在一个平面图上分别配制一份工作安排时间表，比叙述几页纸的文字更能使人容易明白；在财务数据方面，采用扇形图形及条形图表以后，人们就更容易理解统计的信息；至于工作流程图、组织架构图的作用就更不用说了。一图胜千言，也许还不仅如此：在整个投标书中若以公司标记、为标的物业设计的标志或其他图形来作背景图案，不仅能提高可读性，而且能够使整个投标书显示出连续性的主题。

  (5)色彩的运用。

  制作投标书时加强良性的色彩变化是很重要的．它将体现投标书的整体性，同时营造出自己的风格，并能提高投标书的可读性。利用不同的色彩来标志投标书各项目，既可帮助阅读者区别各章节内容，同时也能提高投标书的可读性和舒适性，也能利用色彩的变化来吸引阅读者的注意力，调整阅读过程的情绪，以加强其对投标重点的记忆。如用天蓝色和灰色塑料封面，能使人迅速提升投标书整体的阅读兴趣。在物业管理投标书中用淡蓝色和灰色可以增加物业管理的“人气”和“洋气”，体现一种祥和宁静的气氛。还可用黄色来展现一种积极、活跃的形象，用绿色营造环保和物业管理行业特有的氛围。但考虑投标书所属承诺的严肃性，颜色使用不要太多，以免影响效果。

    2．标书的编写技巧

    投标标书的规范化是投标工作的重要一环，基于投标这一竞争性的经济活动在物业管理领域还不十分普通，所以本书就标书的编写作一个介绍，以供参考。由于投标物业管理的对象呈多样性，产权呈多元性，要求存在差别性，在编写标书时应结合实际适当调整。

    (1)标书的标题。

    标题一般由三部分组成，即投标对象名称+内容+文种，如××小区物业管理标书。如果前面要冠以投标单位就是四个部分组成，即投标单位+投标对象名称+内容+文种，如×××物业管理公司关于××小区物业管理标书。至于标书这个文种的名称，还有“建议书”、“竞标方案”等等。    

    (2)标书的序言。

    这个序言主要讲三个方面：对本公司作简短介绍；对投标对象认定；对拟管理的策略进行简述。也有的标书把对本公司的情况介绍作为序言的，而这种介绍寓意着对投标对象拟管理的方式方法具有推荐和设想的作用，对标书以下部分具有呼应效果。

    (3)管理的方式、方法。

    这部分包括：

    ①内部管理机构设置。指管理投标对象所设置的机构。

    ②运作机制．包括计划目标管理、协调监督管理；经济管理、行政管理、质量管理、协调管理；经理日常管理责任制等等。

    ③工程流程。内容主要有物业验收与接管流程；住户入住管理流程；住宅装潢管理流程；日常管理工作流程及其质量标准；房屋维修养护工作流程及质量标准；清扫保洁、绿化、交通、治安、消防、机电设备、档案等各项管理流程及其质量标准；管理员工作流程；空置物业管理规程等等。

  ④信息反馈渠道。

  ⑤管理工作的控制方式。主要对上自经理下至各部门的人员情况动态的掌握和控制，以求各个岗位工作的落实。

    (4)管理人员。

    ①管理人员的配备。依照高效、精简原则结合小区实际情况配置。

    ②管理人员的培训。规定管理处主任应具有上岗证；员工上岗前必须经专业培训和考试；所有员工每年须有X天以上专业学习时间……为此要有培训计划，要采用适当的培训方式，要有明确的培训目标。

    (5)必须具备的物质装备计划。

    包含：职工住房和管理用房计划；器械、工具、通信、治安装备以及办公用品计划。

    (6)经费收支测算o

    ①测算依据；

    ②经费收支预算表；

    ③收支情况简表及分析；

    ④提高管理服务费标准后，收支预算一览表；

    ⑤未予考虑因素：住户人住率及公建配套不完善而影响收入等因素。

    (7)管理规章制度。

    ①公约规章等管理条规；

    ②内部岗位责任制；

    ③管理运作制度；

    ④档案管理制度。

    (8)各项管理指标。

    ①指标要求；不达标的处理；满意不满意以业主评价为准。

    ②争创优秀小区的设想。

    (9)便民服务项目。

    包括有偿服务和无偿服务，列出各种代办服务和特约服务项目。

    (10)社区文化。

    (11)愿意承受的有关奖罚内容。

    此外，编写标书还应注意以下几个方面的问题：

    ①编写标书要实事求是，不要夸大其词，要说到做到。

    ②文字要明确、简练，数据要准确，特别是涉及标底时要明白无误。

    ③标书又是中标后签约的依据，要字斟句酌，以免发生误解和纠纷。

    ④标书又是一个初步计划，中标后要调整和细化，因此用词可以宏观一些或者原则一些。

    ⑤如果招标方有规定的格式，就将以上内容分别充实进去。

    ⑥另外，单项管理的投标，可以参照上述有关条目编写，但是比较简单，又由于是单项管理，所以要求对该投标项目详细一些，数据更确定一些。

    3．编制投标文件应注意的事项

    (1)投标文件中的每一要求填写的空格都必须填写，一般不得空着不填，否则，即被视为放弃意见，重要项目不填写，可能被作为废标处理。

    (2)填报文件应反复核对，保证分项和汇总计算均无错误。

    (3)递交的文件，均应每页签字，如填写中有错误而不得不修改时，则应在修改处签字。

    (4)用打字方式填投标文件o

    (5)各种投标文件的填写要清晰，字迹要端正，补充设计图纸要美观、清楚，给招标单位留下良好的印象。

    (6)有关投标者资历等文件，如证明投标者资历、能力、财力等证书、证明应附在投标文件后。