办公楼租赁代理服务运作标准

办公楼租赁代理服务运作标准

一、管理费用的确定

租赁合同中，除应规定房间租金的价格外，还应规定管理费及公共能耗费用（包括中央空调能耗）。公共能耗费可以放在租金内，电费可以放在管理费内。因为，租金是由业主收取的，而管理费用是由物业管理公司用于管理的，承租者必须承担大楼的管理费用，一般是在租赁合同中注明管理费的标准，按月收取

二、让租户确认管理公约

做好办公楼的物业管理必须有一套健全的管理公约，入住的租户必须遵守公约的各项规定。在签订租赁合同前，一般将管理公约请租户看过，得到确认。签订合同时，作为合同附件之，以法律的形式确保管理公约的实行。

三、办理租户入住手续租户的入住一般程序是

签订租赁意向书，并交付定金。有的租户一次看中了房子，可以不签意向书而直接签署租赁合同。

签订《租赁合同书》其中《管理公约》可单独签订或作为合同附件。

缴付押金和首期租金。

4.验收房屋，交付钥匙（同购房人伙验收相同），并将《租户手册》（《租户须知》）交给租户。

5.帮助租户办理人住后办公所需的事项，一般有：

（1）帮助办理电话、传真等通讯事项：电话、传真等通讯线路的开通，一般由电话局统一办理。若租户需要，可签委托书，服务中心为租户代办；有的办公楼为业户配备了一些通讯线路和设备，供租户租用，租户签订租用协议后应办理好领用手续。（2）帮助解决室内装修中遇到的一些问题：例如：装修公司的推荐、确定，装修工程手续的办理，装修中的注意事项以及与设备部的协调等等。

（3）有关停车方面的问题：如介绍停车场的位置、租赁费用等，帮助办理停车场的租赁手续。

（4）介绍委托清洁有关事项：帮助与清洁部的接洽联四、租赁合同到期的处理

1合同到期前的通知

业户服务部必须随时掌握租赁户合同到期情况，在合同到期前2个月应向租户发出书面通知，以提醒对方就续签或退租事项进行商谈。通知发出后，应及时电话联系，约定商谈时间。

2.合同终止确认

（1）如果租户或大厦管理处任何一方决定不再续签，那么合同终止就被确认。在谈判确认合同终止时，必须确认以下事项：

①合同终止的时间；

②结清拖欠的租金和管理费；

③房间的恢复和赔偿；

④押金的归还

⑤搬家的时间及配合要求。

（2）如果租户要求提前退租，在谈判中双方应就赔偿事项取得一致。一般有：

①押金不再退还。一般租赁合同中均规定，承租方提前中上合同，押金不予退还；

②空关期间（指提前退租日至合同终止日之间的期限）的赔偿和原合同中规定的其他賠偿；

3通过谈判确认租户合同终止后，业户服务部应及时向财务、保安、设备部等有关部门发出书面通知。通报该租户合同终止时间，并要求抓紧做好各自未了事项。

3.房间恢复原状

房间的恢复是租户退租时一件比较大的事项。一般办公搂的租赁合同中均规定，租户退租搬迁时应将办公室恢复原状。

有两种处理方式

（1）由租户自己恢复，采用这一种方式，应规定恢复的期限般地说应不超过合同到期之日。恢复工程结束，应经过管理处验收，达不到要求应补做，直至合格通过

（2）租户委托管理处代为恢复。如果是这样，首先应确定装修公司，然后由租户、设备部、业户服务部和装修公司一起对房间进行验收检查，确定需要恢复的内容及费用，租户一次性付清费用即为了结。凡是租赁期间所损坏的室内物品，租户应负赔偿责任。

4.退租手续书

退租手续书与入伙手续书相似，为租户退租及搬家提供个方便的程序

5.提供搬家服务

租户退租手续完成后即可按预定时间搬家，这是物业管理公司大楼管理处为租户的最后一次服务，应该尽可能为租户搬家提供各种方便，决不能因为是最后一次而随意处之，降低服务标准。服务工作的主要内容有

（1）将《搬家须知》交给待搬家租户。

（2）帮助租户确定搬家时间和办理使用电梯申请：搬家时间由租户提出，业户服务部帮助联系确定。这里的主要矛盾是电梯，因为电梯使用者多，设备部应合理调整矛盾，尽量满足租户的要求，一般地讲，搬家的时间安排在下班后为宜，电梯矛盾比较少。

（3）搬家队伍的确定：有的租户自己外请了搬运公司，也有的希望物业管理公司帮助联系搬运队伍。不论哪一种，都应热情帮助

（4）搬家现场管理：现场管理非常重要，管理不好就会发生矛盾或物品损坏。这里要把好几个关：

①是业户服务部及时将租户搬家的具体时间通知设备部和保安部

②是设备部派出电梯工为搬家租户提供专门服务；

③是保安部把好出门关，正确指挥车辆进出，确保安全；④是设备部或保安部派人到楼面监督，防止墙壁地面因碰撞拖拉而遭损坏。如发现有此类现象应及时制止，并要求搬运公司赔偿损失。

（5）搬运结束，业户服务部应负责将房间钥匙收回。