用户投诉处理制度

用户投诉处理制度

一、用户投诉的接收

1.凡用户对公司服务方面的投诉，不论采取何种方式，如信函、电话、传真或或人面谈，统一由管理处集中登记、组织处理向客户反馈处理结果。

2管理处建立《客户投诉登记表》，对每一份投诉或意见均予以记录。

记录的内容包括客户名称、投诉文件（信件、传真、电话及面谈的正式记录）的编号、投诉性质或内容摘要处理结果等。

3管理处亲自或指定人员根据客户投诉或意见，填写《客户投诉处理通知单》。为了便于跟踪、检索，每一份《客户投诉处理通知单》应进行编号，并与《客户投诉登记表》中的编号以及对客户投诉或意见原件所作的编号保持一致。

二、用户意见的处理（必须满足公司对用户的承诺要求处理）

1.管理处将《用户投诉处理通知单》连同用户投诉或意见原件责成相应班组进行处理。

（1）由有关班组负责作出补救措施。

（2）作出补救措施的同时，还需采取纠正措施，按预定时间完成。

2对重大问题的投诉，管理处不能处理的或需统一协调的问题，直接报总经理，由总经理作出处理决定。

3对需采取纠正措施的问题要在《用户投诉处理通知单》中记录，以便跟踪检索。

4.在完成补救措施后，应将处理结果反馈给管理处，由管理处负责与用户联系，报告处理结果，直到用户满意为止。