物业公司资料室管理规定

物业公司资料室管理规定

第一章总则

第一条本公司资料室的资料管理，应按本规定执行。第二条制定本规定的目的，在于通过对资料室资料的有效管理，提高研究效率，促进技术进步，改善业务工作，以及增进对业务工作的了解。

第三条员工在利用资料室资料时，必须遵守本规定，并在本规定范围内承担相应的责任。

第四条资料的分类

1图书资料（即单行本、辞书等）；

2定期刊物（报纸、杂志等）；

3.文书资料（手册、目录、专利资料、报告等）；

4.视听声像资料（照片、录像、地图、画册、录音带胶片等）

第五条公司内部资料原则上按文书管理条例进行管理文书管理条例规定外的事项，按本规定执行第六条资料室的资料一律由总务部统管。

第二章资料室

第七条在总务部设资料室，并由资料室主任具体负责对资料的管理工作。

第八条资料室主任在移交工作时，必须提供资料目录，并以文书形式移交第三章购买程序

第九条购买资料原则上应按下列程序进行：

1在希望购买资料时，首先填写购买申请书，经主管审批后，提交资料室主任；再由资料室主任决定、发出订购单；

2.资料室主任在受理“资料购买申请书”之后，把受理要点填写在“资料购买整理簿”中。

第十条资料室在购进资料后，对新进的资料贴上标签，进行编号。

第十一条资料购进并编号后，由资料员发出通知，告知申请购买者

第十二条编号后的新进资料，原则上必须在资料室中保管一个月

第十三条在资料购买的申请期中，希望终止购买时，应立即通知资料室主任。

第十四条资料室的资料员应经常就资料购买的情况，尤其是开支金额状况，做出统计；并且对计划内购买的资料、金额与数量做出调查，在月末及年末，向资料室主任做出报告于资料室主任把握资料购买的开支状况。

第十五条资料室主任在前条规定基础上，在年度购买金额或开支范围内，按照经营业务的要求，分配购买各类资料的金额比例；如果超支，立即经财务部经理向总裁提出报告，按总裁指示办理。

第四章资料的借出

第十六条

1.员工如果业务工作上需要，可以申请借出资料，但必须填写“资料借出卡”，在借出卡的有关栏目要求填写完毕后，交给资料保管员

2资料保管员必须在“借出资料登记簿”上做好登记。并且经常检查借还状况

第十七条员工借阅完毕后，应及时把所借出资料归还给资料室，资料室同时把“资料借出卡”退还借阅者本人第十八条1.资料在原则上不得外借，只允许在阅览室中阅览。

2.凡借阅资料、在阅览室进行阅读者，都必须在“资料阅览表”上填写阅读者姓名、所在部门，以及所阅览资料名称；

3.上班时间阅读资料，必须经上级主管同意。

第十九条1.一般资料借出期限为一周。期限一满，应立即归还给资料室。

2.业务上的常备资料，借出期限为三个月。如有必要，还可以按第十六条规定，办理手续，予以续借。

3.需要补缀的资料原则上不外借，由资料室妥善保管。

第二十条资料室借出的资料，不得转借。

第二十一条资料借阅时间为每日上午九点至下午四点

（节假日不休息）。